1. Jak elektronické procesy (workflow) vylepší moje podnikání?

Bude to velká změna a vylepšení pro firmu? Čím větší revoluce, tím více nutné investovat do analýzy a do týmu - jak na vaší straně, tak i u dodavatele.

2. Zamýšlím postupně digitalizovat všechny procesy?

Systémy mohou řešit jednu konkrétní agendu, nebo být univerzální. Univerzální systémy budou dražší a složitější na nasazení. A hlavně na přípravu - úvodní analýzu. Konkrétní agendu zas oceníte z pohledu propracovanosti a vhodnosti pro danou věc.

3. Chci uživatelům dát jednotné rozhraní pro práci na úkolech?

Přínosem workflow může být i jednotné rozhraní pro práci a úkoly. Jeden inbox. Nemusím se učit ovládat různé systémy a přihlašovat do každého systému zvlášť.

4. Budu automatizovat hlavní firemní proces?

Pro zásadní změnu hlavních procesů potřebujete důkladnou přípravu. Nechcete ohrozit firmu. Celou akci pak musíte vnímat v dlouhodobější perspektivě. Naopak, pro digitalizaci jednoho podpůrného procesu, nebo agendy najdete levné produkty (často i zadarmo), které vám umožní bez složité instalace ihned začít. Ideální pro menší týmy.

5. Skládá se vybraný proces ze sub-procesů, různých smyček a více úrovní?

Na jednoduchém schvalování žádanek nebo dokumentů není potřeba moc řešit. I ty obyčejné workflow nebo DMS systémy zvládnou libovolný počet kroků. U složitých procesů již narazíte. Jednoduché softwary komplexní procesy neumí a bude potřeba programovat. Nebo ošetřit v jiném systému. Pak je lepší zvolit pokročilejší systémy.

6. Putuje úkol přes více oddělení?

Jakmile je do procesu zahrnuto více týmů, nepůjde to „jak po másle“. Každý tým (zaměstnanec) bude mít svoje požadavky. Ty 100% naplnit nemusíte, ale podporu týmů potřebujete. Znamená to delší přípravu a úsilí dostat důležité zaměstnance „na palubu“.

7. Co jsou ty hlavní problémy, které stojí v současném procesu?

Co je vlastně primární impuls pro digitalizaci procesu? Je to spolehlivost? Lepší kontrola nad procesem? Jeho zrychlení nebo odstranění rutin? Úspora zaměstnanců? Nebo jejich lepší využití?

8. Vnímají problémy zaměstnanci stejně?

Jak vnímají změnu ti, co denně s procesem pracují. Usnadní jim proces práci? Nebo naopak přidá? Mají stejný pohled na věc jako jejich manažeři? Ne vždy je pohled z velitelské věže shodný s pohledem v podpalubí. Co bude přínos pro „ty dole“? Třeba vyšší odbornost? Méně rutiny?

9. Koho implementace systému nejvíce ohrozí?

V návaznosti na předchozí bod. Určitě se někomu práce změní. Nebo zmizí. Nebo dojde ke změně vlivu. Před implementací je dobré mít vyjasněné.

10. Mám vybraný proces s největší šancí na úspěch?

Jako každá změna. Bolí to. Zpočátku to bude drhnout. Pokud budete mít úspěch, energie a podpora firmy vám umožní digitalizovat další procesy. A ne všechny půjdou hladce. Vhodné je vybrat významný, ale relativně jednoduchý proces. Nízko visící ovoce.

 

Dalších 10 otázek zobrazíte v pokračování článku