Hledání Ctrl+Shift+F

Hledání

Odpovědět na tuto otázku jednoznačně dokáže ten, kdo zná situaci vaší firmy a možnosti workflow systémů. Pokusíme se vám dát návod, jakým směrem se pohybovat.

Potřebu zda univerzální nebo jednoúčelové workflow posoudíme z těchto úhlů:

• nabídka na trhu,
• vše cíle a ambice v procesech a růstu firmy,
• aktuální velikost firmy,
• zralost procesního řízení,
• současné pokrytí procesů IT systémy ve firmě,
• dostupné zdroje (lidi).

Na začátek trochu o trhu

Na trhu najdete software od velkých korporátních systémů vendorů typu Opentext, IBM po více či méně sofistikované online nástroje. Velká řešení předpokládají relativně náročnou implementaci, online služby téměř žádnou.

Pak existují specifická řešení třeba na dovolenky, agendu faktur nebo servisní požadavky, kdy máte krabicové řešení, které vám vyřeší danou agendu kompletně, i s různými vychytávkami, ale již je budete muset integrovat – naprogramovat předávání dat do dalších systémů. Pokud potřeba.

Asi nejzajímavější nástroje jsou univerzální workflow systémy (engine), které vám umožní automatizaci čehokoliv a mají i rozhraní na další systémy. Takže třeba faktury necháte schvalovat stejným systémem, jako související smlouvy – i přesto, že ERP systém workflow faktur většinou podporuje.

Tyto nástroje jsou často součástí dokumentačních systémů (DMS). Důvod je jednoduchý – jedná se téměř vždy o oběh dokumentu. A když náhodou dokument není, dokumentační systémy nechají obíhat samotná metadata (tj. vlastnosti).

Tj. jako u každého kupovaného produktu bude první otázka, k čemu jej potřebujete. A kolik na něj máte…

Cíle, které v procesech máte a ambice růstu

Jak a proč u vás vznikla potřeba zavést workflow systém? Izolovaně na jednom místě (třeba v obchodě) nebo na celofiremní úrovni s cílem postupně zrychlit všechny procesy?

Pokud vaše odpověď směřuje více na celofiremní úroveň s předpokladem růstu a nevyřešenou automatizací většiny procesů, pak využijete univerzální systém.

Stejně tak chcete-li ve firmě vyřešit více agend, najděte si univerzální workflow pro firmu (přehled univerzálních workflow).

Specifické potřeby procesů raději specifickým softwarem

Chcete řešit jeden proces a to komplexně? Včetně dalších vychytávek a best practice? Jste ochotni i přizpůsobit vaše stávající procesy podle řešení? Jedná se o váš klíčový proces?

Pak raději hledejte specifický nástroj přizpůsobený na míru vašim potřebám. Poradí si i se specifiky konkrétního procesu. Možná řešení jsou dostupná podle jednotlivých oddělení (viz Řešení).

Velikost firmy

Velikost firmy je důležitá. Vlastně první naznačí, jak složité procesy asi máte. A co nejspíše potřebujete. V malé firmě (do cca 50-ti zaměstnanců) se dohodnete na jednoduchých principech, mnohdy i tabulce v Excelu nebo na nějakém jednoduchém systému. V malém rozsahu často i zdarma. (viz. např. zdarma workflow pro malou firmu).

Ve velké firmě (400 zaměstnanců a více) to nepůjde. Budete řešit již složitější strukturu rolí, přístupových práv, zodpovědností.

Záleží na typu zaměstnanců a jejich lokalizaci- kancelářské profese v různých lokalitách, nebo dělnické v jedné továrně.

Pokud většinou vaši zaměstnanci pracují u počítače, bude pro ně přirozená práce digitálně. Navíc mají vybavení. Budou nadšení, že v době počítačové techniky nebudou muset se svojí žádostí běhat po vedoucích. Hledat, kde se dokument „zasekl“.

Procesní zralost

Využíváte již procesní řízení? Měříte? A chcete měření automatizovat? Případně převést další procesy na automatické? Dívejte se na univerzální nástroje, které vám umožní sledovat procesy napříč firmou. I když se odehrávají v jiném systému. V tu chvíli pro vás budou řešení v oblasti BPM.

Pokud procesní řízení zavedené nemáte, nejspíš vám bude připadat zavedení automatizace se specifickým nástrojem přínosnější. Jednoznačně. Jako vždy - do doby, než se dostanete k potřebě řídit koncové (zákaznické) procesy a budete chtít mít vše pohromadě – jak již bylo zmíněno.

IT systémy ve firmě

Nemáte již dokumentační systém ve firmě? Často má možnosti automatizace s pomocí workflow. A mnohdy plně dostačující! Podívejte se do našeho seznamu, třeba i ten váš je mezi nimi. 

ERP umí měřit a automatizovat. Případně CRM. Ano. Je to výhodné. Již jste je pořídili a jen začnete funkce využívat. Bohužel, i tento přístup má své mezery. Měří často jen svojí oblast. Dál nevidí. A to pro procesní řízení nestačí.

Na druhou stranu je pravda, že funkcionality modulárních ERP systémů hodně narostly a tak i zde můžete najít odpověď. Pokud překousnete omezení v podobě flexibility, také možné řešení. Podívejte se na ERP systémy s workflow.

Nemáte moc IT systémů? Rostete. Ideální varianta. Pořiďte univerzální systém a zahrnujte postupně jednotlivé agendy s tím, jak rostou vaše potřeby. Navíc vás nebude nic omezovat.

Zdroje (lidi)

A jsme u toho klíčového. Máte někoho (nebo tým), kdo se procesy ve firmě zabývá? Ideální pro univerzální systém. Bude neustále hledat příležitosti pro další agendy, jejich propojování a současně využije i dostupnost údajů o procesech z jednoho systému pro konsolidovaný reporting.

Nemáte? U firmy 200 zaměstnanců a více by se vám vyplatil. Ale to třeba až příště. Pak asi bude snazší jednorázová akce s konkrétním cílem a nasazení systému na jednu agendu s možným budoucím rozšířením s pomocí dodavatele.

Shrnutí

Pokusíme se výše uvedené shrnout. Dodavatelé by vás měli tímto také provést. 

Vhodnost univerzálního systému:

• s procesy to myslíte vážně,
• chcete celkový přehled o firmě,
• management potřebuje mít online průřezové reporty,
• současně se vám daří a rosteme, přitom uřídit aktivity začíná být obtížné.

Specializované agendy:

• jste malá firma a potřebujete vyřešit konkrétní agendu,
• potřebujete to mít hned,
• jste velká firma a řešíte klíčový proces, s integrací na další systémy počítáme.