Úvod 
Dokumentační systémy (DMS)
Interní aktivita - před některými kroky je potřeba interního úsilí. Nebo pokud chcete ušetřit. Přečtěte si, jak zajistit aktivity ve vlastní režii.
Nasazení IT řešení - implementace softwarového řešení. Zjistíte, jak vybrat vhodný software.
Konzultace - využití služeb externích konzultantů. Čtěte, jak vybrat toho správného poradce (nejen pro ICT oblast).
Externí přístup do dokumentačního systému je Nasazení řešení
Vybrané produkty vkládejte do Aktovky
. Zde je snadno najdete, můžete je porovnávat. Po přihlášení se uloží a budou přístupné trvale. Přehled si pak můžete poslat na email.
Zákaznické příběhy (část Jak vybrali jiní) vám dají skutečně zjištěné přínosy, problémy při implementaci a zkušenosti s konkrétním dodavatelem z praxe jiných firem.
Není toto řešení pro vás?
Zkuste přehled oblastí nebo přehled problémů.
Nebo bleskově prohledejte fulltextové naši databázi:
Externí přístup do dokumentačního systému
Výběr řešení
První, co každého napadne je využít volně dostupné cloudové služby typu Google Drive, One Drive, Box apod. Pokud nepracujete s firemními (citlivými) daty, je to jednoduché a levné. Tyto služby jsou noční můrou pro lidi zodpovědné za bezpečnost informací. Pokud má ale firma s poskytovatelem smlouvu na výše jmenovaná úložiště (tj. je to řízené), pak výhoda jednoduchosti a i finanční nenáročnosti snadno hraje pro tato řešení.
Další možností je využít funkcí dokumentačních systémů, které vám umožní buď nativně, nebo s dodatečným externím konektorem tuto funkci nasadit. Dokumenty jsou pak z interní sítě pravidelně synchronizovány s úložištěm mimo firemní síť. Tak aby se i externisté na dokumenty dostali.
A nakonec, často využívaná varianta - vyrobíte externím subjektům omezený přístup do vaší firemní tak, že se budou sítě schopni hlásit přímo. A je na vás, jak nastavíte práva. V tu chvíli potřebujete zajistit, že se dostanou jen tam, kam smějí.
Jak vybrali jiní
dokumentačními systémy s přístupem pro externisty
Filtr
Řazení
DOCU-X DMS
Český systém DOCU-X DMS řeší problematiku ukládání, správy a práce s elektronickými i naskenovanými dokumenty a datovými zprávami. Díky tomuto systému je práce s dokumenty výrazně efektivnější a bezpečnější. Přes 30 obchodních partnerů a více než 100 zákazníků v ČR, SK, HU, PL, LT.
Bitrix24
Více jak 35 nástrojů zdarma pro sdílení a spolupráci včetně workflow automatizace.
G Suite
Odvádějte tu nejlepší práci pomocí jediné sady nástrojů. Zpracování dokumentů, tabulek, prezentací. Služba G Suite výrazně usnadňuje spolupráci.
OpenText
Komplexní, integrovaný balík produktů, který zrychluje řízení podnikových informací (Information Governance), a významnou měrou tak snižuje rizika podniku. Díky Content Suite mohou strategičtí pracovníci využívat potřebné informace pro růst společnosti a inovace.
OneDrive
Sdílejte soubory odkudkoli. Zvládejte více práce, ať jste kdekoli, s využitím zabezpečeného přístupu, sdílení a ukládání souborů – v práci, doma nebo na cestách.
MS SharePoint
Portálové řešení pro spolupráci, správu obsahu a sdílení. Obsahuje workflow funkcionalitu. Váš mobilní, inteligentní intranet.
M-Files – Document Management System
Řešení integrované s klasickým průzkumníkem Windows a s MS Office. Obsahuje i workflow pro automatizaci oběhu a schvalování dokumentů.
Můžete zkusit fulltextové hledání. Pokud jej najdete, možná nemá vlastnosti, aby vyhověl hledání. Pokud by zde být měl, konktaktujte nás. Vylepšíme výsledky tohoto hledání.
Popis Externí přístup do dokumentačního systému
Pokud často spolupracujete na tvorbě dokumentů s lidmi mimo firmu, tito uživatelé se obecně nedostanou do vašich firemních systémů. Tím pádem je spolupráce omezená buď na posílání příloh v emailech nebo využití veřejných cloudových služeb pro sdílení dokumentů. V tu chvíli nejspíše porušujete firemní politiku a zvyšujete riziko úniku dat.
Externí přístup do dokumentačního systému řeší
Neoslovily vás žádné nápady na zlepšení? Zkuste se podívat na všechny problémy po profesích.
