Nasazení moderního dokumentačního systému (DMS M-Files) pro řízení jednotlivých agend personální agentury včetně migrace dat z původního systému. Snahou bylo nalézt plně přizpůsobitelné řešení s možnostmi automatizace, skenování a snadného vyhledávání.
Dodavatel: ALTEC a.s.
Rok realizace: 2017
PROFI-MEN
http://www.profimen.cz/
Personálně poradenská a vzdělávací společnost PROFI-MEN poskytuje komplexní podporu v celém rozsahu řízení lidských zdrojů. Provádění personálních auditů, organizačních auditů, tvorby systémů hodnocení, vzdělávání a motivace zaměstnanců a další.
Velkou pozornost soustřeďuje do oblasti vzdělávání a rozvoje personalistů, HR manažerů a HR specialistů. Do služeb patří také podpora všem zájemcům, kteří hledají nové pracovní uplatnění a seberealizaci.
Od založení v roce 1994 byly personální agendy vedeny v prostředí Quatro Pro. Jednalo se například o evidenci uchazečů, přiřazování kandidátů a pozic, sledovaní zakázek, automatizované vytváření nabídek a jejich exportování pro vystavení na webu nebo odeslaní e-mailem atp.
S příchodem nových technologií po roce 2010 přestalo být prostředí Quatro Pro výrobcem podporované. Společnost PROFI-MEN byla postavena před rozhodnutí o změně firemního informačního systému. Cílem bylo najít takový systém, do kterého by bylo možné data za období více než dvaceti let naimportovat. Přizpůsobitelnost, využití možností současných technologií a cenová dostupnost byly hlavní požadavky.
Rozhodnutí padlo na prostředí, které umožňuje jednoduše zpracovávat dokumenty, protože v této profesi je mnoho informací ukládaných právě ve formě dokumentů. Navíc umožňuje pracovat s daty, jak samostatně, tak i ve spojení s personálními dokumenty a vytvářet firemní agendy.
Využitou funkcionalitou je i scanování dokumentů - poznámky z jednání, k obchodním případům, k řešení zakázek - a jejich ukládání v digitalizované podobě do datového skladu.
Pan Ing. Vladimír Pozdníček si nastavil systém ve spolupráci s dodavatelem M-Files, společností ALTEC, a dále si podle potřeby funkcionalitu prostředí upravuje a doplňuje zcela samostatně. Přímo v prostředí M-Files si tak vytváří a modifikuje agendy a vlastnosti, jako jsou:
Výhodou je bezesporu úspora času, které je dosaženo díky rychlému a přehlednému vyhledávání informací a dokumentů. Důležité je také sdílení dokumentů mezi zaměstnanci firmy, kteří k nim mají snazší přístup. A v neposlední řadě i aktuálnost uložených dat.
V rámci dalšího rozvoje a zkvalitňování svých vnitřních procesů má společnost PROFI-MEN zájem o automatizaci a zajištění workflow ke sledování zpětné vazby u nabídkových řízení, sledování a řízení průběhu řešení zakázek, plnění úkolů na zakázkách, řešení projektů a další. PROFIMEN plánuje také využití M-Files v oblasti řízení a správy dokumentace.
„Používání systému M-Files je velmi intuitivní a lehce ovladatelné. Osobně vítám, že si jako správce mohu přizpůsobit uživatelské prostředí interním potřebám firmy.”
Toto řešení otevřelo možnosti k další automatizaci a workflow pro sledování zpětné vazby u nabídkových řízení, řízení průběhu zakázek, plnění úkolů a projektů a další.
PROFIMEN plánuje také využití M-Files v oblasti řízení a správy dokumentace v rámci:
Zkrátka všude tam, kde je třeba pracovat s větším počtem dokumentů a mít je dobře organizované a vyhledatelné.
Dodavatel řešení komplexních podnikových informačních systémů (ERP) pro segment středních průmyslových podniků v ČR.