Reference
Kompletní agenda personální agentury v DMS
Co na stránce najdete?
Reference
Rozlišujeme mezi Logem, Referencí a Zákaznickým příběhem.

Logo je prosté uvedení, že dodavatel implementoval nějaký produkt nebo dodal služby.

Reference je již detailnější popis toho, co bylo dodáno včetně např. vyjádření zákazníka.

Zákaznický příběh je o motivech a zákazníkovi. Proč firma potřeboval vyřešit nějaký problém, co podnikla a jak to celé dopadlo. A co nikdo nečekal. Ať pozitivního, nebo negativního. Důležitá je i reakce dodavatele a úroveň spolupráce.

Digitální cesta je postavena na Zákaznických příbězích. Jen ty jsou schopny zachytit poučení a přitom motivovat k zavádění zlepšení.

Každý příběh je navázán na problémy, které zákazník vyřešil.

Pokud byste chtěli reference konkrétního dodavatele, najdete jej fulltextově:

Kompletní agenda personální agentury v DMS pro PROFI-MEN

Nasazení moderního dokumentačního systému (DMS M-Files) pro řízení jednotlivých agend personální agentury včetně migrace dat z původního systému. Snahou bylo nalézt plně přizpůsobitelné řešení s možnostmi automatizace, skenování a snadného vyhledávání.

Dodavatel: ALTEC a.s.
Rok realizace: 2017

Zákazník

Obrázek k článku

PROFI-MEN
http://www.profimen.cz/

Personálně poradenská a vzdělávací společnost PROFI-MEN poskytuje komplexní podporu v celém rozsahu řízení lidských zdrojů. Provádění personálních auditů, organizačních auditů, tvorby systémů hodnocení, vzdělávání a motivace zaměstnanců a další.
Velkou pozornost soustřeďuje do oblasti vzdělávání a rozvoje personalistů, HR manažerů a HR specialistů. Do služeb patří také podpora všem zájemcům, kteří hledají nové pracovní uplatnění a seberealizaci.

Co zákazník řešil

Od založení v roce 1994 byly personální agendy vedeny v prostředí Quatro Pro. Jednalo se například o evidenci uchazečů, přiřazování kandidátů a pozic, sledovaní zakázek, automatizované vytváření nabídek a jejich exportování pro vystavení na webu nebo odeslaní e-mailem atp.

S příchodem nových technologií po roce 2010 přestalo být prostředí Quatro Pro výrobcem podporované. Společnost PROFI-MEN byla postavena před rozhodnutí o změně firemního informačního systému. Cílem bylo najít takový systém, do kterého by bylo možné data za období více než dvaceti let naimportovat. Přizpůsobitelnost, využití možností současných technologií a cenová dostupnost byly hlavní požadavky.

Navržené řešení

Rozhodnutí padlo na prostředí, které umožňuje jednoduše zpracovávat dokumenty, protože v této profesi je mnoho informací ukládaných právě ve formě dokumentů. Navíc umožňuje pracovat s daty, jak samostatně, tak i ve spojení s personálními dokumenty a vytvářet firemní agendy.

Využitou funkcionalitou je i scanování dokumentů - poznámky z jednání, k obchodním případům, k řešení zakázek - a jejich ukládání v digitalizované podobě do datového skladu.

Pan Ing. Vladimír Pozdníček si nastavil systém ve spolupráci s dodavatelem M-Files, společností ALTEC, a dále si podle potřeby funkcionalitu prostředí upravuje a doplňuje zcela samostatně. Přímo v prostředí M-Files si tak vytváří a modifikuje agendy a vlastnosti, jako jsou:

  • Uchazeči
  • Firmy / zákazníci Pozice / zakázky
  • Pohovory a jednání
  • Statistiky
  • Diskuse a komentáře
  • Exporty pro publikaci na portále
  • Přístupová práva pro zaměstnance
  • Personální audity
  • Vzdělávací akce
  • Poradenské akce 

Přínosy

Výhodou je bezesporu úspora času, které je dosaženo díky rychlému a přehlednému vyhledávání informací a dokumentů. Důležité je také sdílení dokumentů mezi zaměstnanci firmy, kteří k nim mají snazší přístup. A v neposlední řadě i aktuálnost uložených dat.

V rámci dalšího rozvoje a zkvalitňování svých vnitřních procesů má společnost PROFI-MEN zájem o automatizaci a zajištění workflow ke sledování zpětné vazby u nabídkových řízení, sledování a řízení průběhu řešení zakázek, plnění úkolů na zakázkách, řešení projektů a další. PROFIMEN plánuje také využití M-Files v oblasti řízení a správy dokumentace.

  • Lepší řízení
  • Evidence
  • Dostupnost informací

Vyjádření zákazníka

„Používání systému M-Files je velmi intuitivní a lehce ovladatelné. Osobně vítám, že si jako správce mohu přizpůsobit uživatelské prostředí interním potřebám firmy.”

Vladimír Pozdníček, spoluvlastník PROFIMEN

Neočekávané přínosy

Toto řešení otevřelo možnosti k další automatizaci a workflow pro sledování zpětné vazby u nabídkových řízení, řízení průběhu zakázek, plnění úkolů a projektů a další.

PROFIMEN plánuje také využití M-Files v oblasti řízení a správy dokumentace v rámci:

  • personálních a organizačních auditů,
  • redesignu popisů pracovních pozic pro zákazníky,
  • tvorby systémů pravidelného hodnocení zaměstnanců,
  • zpracování hodnocení zaměstnanců metodou 360°zpětné vazby,
  • dotazníkových šetření a motivačních analýz,
  • analýz vzdělávacích a rozvojových potřeb.

Zkrátka všude tam, kde je třeba pracovat s větším počtem dokumentů a mít je dobře organizované a vyhledatelné.

Zlepšení a vyřešené problémy

 Firemní problémy a zlepšení, které byly řešeny v rámci tohoto příběhu (reference).
  • 1 Bezpečnost uložení dokumentů
    Dokumenty obvykle ukládá každý zaměstnanec po svém. Pokud nevyužívá moderního řešení, relativně často dochází ke ztrátám dokumentů. Buď díky uživateli, nebo kvůli technické chybě. Občas i k jejich zcizení.
  • 2 Vedení různých firemních agend s dokumenty
    Při organizaci práce ve firmě vzniká mnoho agend, které potřebujete podchytit. Přehledy zaměstnanců, seznamy zakázek, reference, katalog produktů, přehled aut, přehled certifikátů apod. Často jsou agendy doprovázeny dalšími dokumenty.

Postaveno na produktech/službách


Dodavatel

Dodavatel řešení komplexních podnikových informačních systémů (ERP) pro segment středních průmyslových podniků v ČR.

ALTEC a.s.
info@altec.cz

Poděbradova 2014
Dvůr Králové nad Labem
54401

Dodavatel: ALTEC a.s.

Vloženo: 2018

Ikony Nhor Phai(www.flaticon.com) licencovány dle CC 3.0 BY. Obrázky Pixabay.