Zákazník

via electra
www.via-electra.eu/cs

Jsme profesionálové v oboru automatizace a elektro s více než dvacetiletými zkušenostmi. Moderní automatizace a elektroinstalace pro Váš domov i práci — komplexně a ve 3D.

Co zákazník řešil

Máme pobočky v Čechách i na Slovensku a potřebovali jsme doklady dostávat na centrálu a dále předat účetní firmě. To bylo zdlouhavé. Navíc se doklady občas ztrácely. Současně nám chyběl úplný přehled o nákladech. Dalším problémem byla samotná archivace dokladů, která nás administrativně zatěžovala.

Navržené řešení

Chtěli jsme mít bezpapírovou kancelář. Proto jsme hledali produkt, který bude již hotový, za měsíční paušál a  nebudeme sijej sami vymýšlet a vyvíjet. Proto padlo rozhodnutí na Důvěryhodný Archiv od firmy Jaspar s propojením na účetní software.

Přínosy

Důvěryhodný Archiv firmy Jaspar nám umožnil  “automatizovat” interní procesy zpracování a archivace účetních dokladů a zároveň poskytnout prakticky okamžitý finanční přehled o nákladových střediscích i zakázkách. A taky jsme se konečně ve firmě mohli zbavit papírových účetních dokladů a i v této oblasti naplnit naši vizi “paperless office”.

Neočekávané přínosy

Máme mnohem dřív přehled o efektivnosti našich zakázek.

Zlepšení a vyřešené problémy

 Firemní problémy a zlepšení, které byly řešeny v rámci tohoto příběhu (reference).

• 1 Obtížný přístup do archivu dokumentů

  Pokud potřebujete získat dokument z archivu, je jeho získání pomalé, složité a administrativně náročné. Prohledávání šanonů s dokumenty i při výborném evidenčním systému zabere podstatně delší dobu, než hledání v digitální knihovně.

• 2 Ztrácející se účetní doklady

  Papírový oběh účetních dokladů (účtenky, faktury, objednávky) snadno vede k jejich ztrátám. Ztráta účetního dokladu k nespokojenosti zákazníků, hledání viníků a k napjaté atmosféře. Chybějící dokumenty jsou problémem z pohledu daně z příjmu a DPH.

• 3 Archivace faktur

  Faktury představují administrativní zátěž pro firmu. Vzhledem k daňovým dopadům, musíte zajistit archivování faktur dle zákona. I přes digitalizaci je vydáváno mnoho faktur v papírové podobě. Následná archivace je náročná - časově i personálně.

• 4 Ofocení účtenek v terénu a odeslání do firmy

  Obchodníci již z principu své práce jsou často na cestách. Přitom získávají účtenky za parkování, v restauracích, za pohonné hmoty. Nezřídka se stane, že se nějaký doklad ztratí. O administrativě po návratu z perného dne u klientů ani nemluvě.

Postaveno na produktech/službách

• 1 Důvěryhodný archiv

  

  Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů, vyhovuje legislativním nárokům na uložení elektronických dokumentů, používá moderní bezpečnostní mechanizmy pro ověření důvěryhodnosti dokumentu a vše je doloženo certifikovanými časovými razítky.

  Do aktovky

Dodavatel

Podobné reference

 Jak podobný problém řešil dodavatel Jaspar s.r.o. u jiných zákazníků.

Přestali jsme posílat faktury poštou

pro SPOLEČNĚ, o.p.s.

Papírové doklady jsme převedli do digitální podoby s možností je vkládat odkudkoliv přes webové rozhraní. Dnes máme přehled a administrativa s fyzickým předáváním nás již...

Účetní doklady zaúčtovány včas

pro Auto Anex

Ve firmě vznikla jasná dokladová linka, kde všichni dotčení uživatelé mají přehled, kde se...