Zákazník

SPOLEČNĚ, o.p.s.
https://www.spolecne.org

Staráme se o to, aby jsme se v našich městech a obcích cítili šťastně, bezpečně. Podporujeme životní prostředí, urbanismus, sportoviště, veřejnou zeleň, společenské a zájmové aktivity.
Samosprávě pomáháme získat finanční prostředky ze státního rozpočtu, Evropských fondů na zušlechtění veřejného prostoru a aktivity občanů. Mezi aktivity společnosti patří podpora rodinné politiky, rozvoj sítě kontaktních míst – Senior Pointů, podpora mezigeneračních aktivit – setkání, workshopy, konference, další vzdělávání, poradenství a analýzy v oblasti čerpání dotací a rozvoj občanských aktivit a udržitelného veřejného prostoru pro aktivní život.

Co zákazník řešil

Po České republice máme 30 kontaktních míst. Jednotlivé doklady vznikající na pobočkách jsme zasílali poštou do centrály pro další zpracování. Velká administrativa nás zdržovala od našeho poslání a to pomáhat občanům. Proto jsme se hledali řešení, které by nám zjednodušilo centralizaci účetních dokladů a měli jsme lepší přehled o jejich struktuře.

Navržené řešení

Rozhodli jsme se využít moderní cloudovou službu Důveryhodný Archiv, která umožňuje doklady vkládat odkudkoliv přes webové rozhraní a opatřit je elektronickými prvky dokumentujícími pravost a původ dokumentů.

Přínosy

Účtujeme projektově a tak si konečně můžeme hlídat finance na zakázky a projekty v době, kdy projekty probíhají.

Navíc jsme s Důvěryhodným Archivem jasnou dokladovou strukturu, kdy máme online přehled v reálném čase o našich dokladech a i stavu účetnictví.

Neočekávané přínosy

Je velice jednoduché se sžít s elektronickými účetními doklady. Systém provádí nezbytné operace za vás a uživatel je nemusí řešit.

Zlepšení a vyřešené problémy

 Firemní problémy a zlepšení, které byly řešeny v rámci tohoto příběhu (reference).

• 1 Ztrácející se účetní doklady

  Papírový oběh účetních dokladů (účtenky, faktury, objednávky) snadno vede k jejich ztrátám. Ztráta účetního dokladu k nespokojenosti zákazníků, hledání viníků a k napjaté atmosféře. Chybějící dokumenty jsou problémem z pohledu daně z příjmu a DPH.

• 2 Dokladování pravosti a původu dokumentů

  Pro potřeby práva (a účetnictví) je potřeba znát původ elektronických dokumentů a zajistit jejich neměnnost v čase. Protože elektronické verze dokumentů lze běžně upravovat, je nutné finální verzi "zamknout", podepsat a předat.

• 3 Archivace faktur

  Faktury představují administrativní zátěž pro firmu. Vzhledem k daňovým dopadům, musíte zajistit archivování faktur dle zákona. I přes digitalizaci je vydáváno mnoho faktur v papírové podobě. Následná archivace je náročná - časově i personálně.

• 4 Zajištění oběhu dokumentů ve firmě

  Předáváte si dokumenty ve firmě a nemáte přehled, kde se právě nacházejí? Schvalování smlouvy, nabídky či směrnice trvá příliš dlouho? Chcete mít oběh dokumentů pod kontrolou?

• 5 Digitalizace dokumentů vlastními silami

  Máte papírové dokumenty a zjišťujete, jak vás brzdí? Jejich hledání, archivace s nemožností rozumného oběhu? O možnostech sdílení nemluvě. Máte-li navíc více poboček, předávání papírových dokumentů je noční můrou.

Postaveno na produktech/službách

• 1 Důvěryhodný archiv

  

  Dlouhodobá archivace elektronických dokumentů, vyhovuje legislativním nárokům na uložení elektronických dokumentů, používá moderní bezpečnostní mechanizmy pro ověření důvěryhodnosti dokumentu a vše je doloženo certifikovanými časovými razítky.

  Do aktovky

Dodavatel

Podobné reference

 Jak podobný problém řešil dodavatel Jaspar s.r.o. u jiných zákazníků.