Zákazník

KASPER KOVO
https://www.kasperkovo.cz

Strojírenská firma se zaměřením na zakázkovou výrobu produktů z plechu je díky dlouholetým zkušenostem, modernímu strojnímu vybavení a vysoké kvalifikaci pracovníků spolehlivým partnerem firem z celého světa.
Společnost byla založena v roce 1992 a dnes představuje dva výrobní provozy umístěné v Trutnově. Mateřský provoz Žitná je moderní strojírenskou firmou, která se soustřeďuje na malosériovou výrobu spektra produktů od plechových komponentů až po komplexní stroje včetně finální montáže. Hlavní obory, kam výrobky směřují, jsou potravinářský průmysl, výroba autobusů, výroba obráběcích strojů, filtrace vzduchu a energetika. Výrobky směřují k zákazníkům po celém světě, přičemž hlavním odbytištěm je západní Evropa, ale řada dodávek směřuje i do Jižní a Severní Ameriky a Asie.

Co zákazník řešil

Po 13-ti letech fungování společnosti vznikla potřeba reagovat na postupující rozvoj firmy a efektivněji zpracovávat stále rostoucí množství dokumentů. Protože vedení firmy klade velký důraz na proces trvalého vzdělávání personálu a zlepšování výrobních procesů, záměrem bylo vyřešit primárně personální agendu.

Personální agenda společnosti je velmi rozsáhlá a s tím, jak se firma rozrůstala, narážela stále více na problémy spojené s dostupností, archivací a zálohováním dokumentů. Většina dokumentů v této oblasti byla do té doby evidovaná pouze v papírové podobě. Cílem tedy bylo usnadnit přístup k dokumentům pro klíčové vedoucí pracovníky, zajistit rychlejší vyhledávání a také snížit časovou zátěž personálního oddělení. 

Navržené řešení

Cílem tedy bylo usnadnit přístup k dokumentům pro klíčové vedoucí pracovníky, zajistit rychlejší vyhledávání a také snížit časovou zátěž personálního oddělení. Rozhodnutí padlo na univerzální dokumentační systém, který by rozsáhlou agendu personalistů zjednodušil.

Důvodem pro výběr M-Files bylo jednak jeho přívětivé uživatelské rozhraní, ale také příznivý poměr cena/výkon ve srovnání s ostatními produkty ve výběru. Svou roli hrála také dostupnost a předchozí zkušenosti s dodavatelem.

Přínosy

Aktuálně je systém M-Files ve firmě využívaný přibližně 1 rok v ostrém provozu. Zpracovávána je v něm zejména personální agenda, kde slouží k evidenci pracovně právních dokumentů. Během této doby se v databázi nahromadilo kolem 10tis. dokumentů.

Nespornou výhodou je, že jsou dokumenty dostupné z jednoho místa. Přístup k nim tak mají i jednotliví vedoucí, což přináší významnou úsporu času při vyhledávání informací. Dříve bylo potřeba hledat převážně v kartotéce s osobními spisy a v šanonech na personálním oddělení.

doplňuje Martin Kubík.

Vyjádření zákazníka

„Zakládáním pracovně právních dokumentů do elektronické evidence v M-Files došlo ke zjednodušení a zrychlení práce vedoucích pracovníků s údaji z osobních spisů jejich podřízených zaměstnanců a také k jištění dokumentů pro případ jejich poškození či ztráty v případě krádeže nebo živelné katastrofy.”

Neočekávané přínosy

Systém se osvědčil a tak do budoucna společnost plánuje další rozšíření na interní směrnice firmy, a dále na smlouvy se zákazníky a dodavateli. Zatím je stále ještě řada dokumentů archivována v papírové podobě v šanonech na různých odděleních.

Zlepšení a vyřešené problémy

 Firemní problémy a zlepšení, které byly řešeny v rámci tohoto příběhu (reference).

• 1 Bezpečnost uložení dokumentů

  Dokumenty obvykle ukládá každý zaměstnanec po svém. Pokud nevyužívá moderního řešení, relativně často dochází ke ztrátám dokumentů. Buď díky uživateli, nebo kvůli technické chybě. Občas i k jejich zcizení.

• 2 Správa pracovně-právních dokumentů

  Pracovní smlouvy a další dokumenty personálních oddělení nesou mnoho citlivých osobních údajů. Proto jejich bezpečné uložení a oběh po firmě je základem.

Postaveno na produktech/službách

• 1 M-Files – Document Management System

  

  Řešení integrované s klasickým průzkumníkem Windows a s MS Office. Obsahuje i workflow pro automatizaci oběhu a schvalování dokumentů.

  Do aktovky

Dodavatel

Dodavatel řešení komplexních podnikových informačních systémů (ERP) pro segment středních průmyslových podniků v ČR.

Podobné reference

 Jak podobný problém řešil dodavatel ALTEC a.s. u jiných zákazníků.

Kompletní agenda personální agentury v DMS

pro PROFI-MEN

Nasazení moderního dokumentačního systému (DMS M-Files) pro řízení jednotlivých agend...