Dokumentační systémy (DMS) - vlastnosti

Typ systému

Dokumenty

Jedná se o univerzální systém k ukládání firemních dokumentů nebo jen o nadstavbu pro dokumenty či jejich sdílení?

Dokumentační systémy (DMS) podporují celý životní cyklus dokumentů od vzniku dokumentu až po jejich archivaci. Mají pokročilé řízení přístupových práv, plnohodnotné fulltextové vyhledávání a hledání v metadatech. K dokumentům v DMS lze obvykle přistupovat obdobně jak k lokálním dokumentům nebo před webový odkaz. Mají rozhraní pro integraci s dalšími systémy (především ERP, CRM) aby mohly být hlavním úložištěm dokumentů ve firmě. Obvykle obsahují dokumentové workflow (řízení oběhu dokumentů).

 

Naproti tomu sdílení dokumentů umožňuje mnoho dalších systémů, které ale neobsahují DMS funkcionality. Například projektové dokumenty, různá online úložiště pro spolupráci a zálohování, ERP a CRM systémy. Vzhledem k jejich určení a omezení přístupů je ale nelze považovat za dokumentační systém.

  • Dokumentační systém – řeší celkový oběh dokumentů - vč. archivace, OCR, …. Metadata Většinou potřeba přizpůsobit požadavkům zákazníka a provést základní integrace. Obsahuje i dokumentové workflow. Komplexní řízení přístupů. Často jako ECM (řízení obsahu).
  • Nadstavba pro dokumenty – do systému sice lze vkládat libovolné dokumenty, ale je spojeno s hlavní agendou (CRM, ERP, …) a ne jako univerzální dokumentační systém.
  • Sdílení dokumentů – cloudové úložiště dokumentů uživatele nebo týmu. Určené pro spolupráci a sdílení dokumentů, tj. včetně nástrojů pro vytváření a společnou tvorbu dokumentů. Nemá vlastnosti dokumentačních systémů.

Funkce pro dokumenty

Řízení přístupů

K dokumentům v systému lze přiřazovat oprávnění na úrovni dokumentů, složky nebo i částí dokumentů.

Pokročilé dokumentační systémy umí řídit oprávnění na úrovni jednotlivých dokumentů. Každý uživatel nastaví skupiny, role nebo uživatele, kteří mají mít přístup ke konkrétnímu dokumentu. Úroveň přístupu je také volitelná - čtenář, autor (pro editaci), vlastník (možnost nastavovat metadata, apod.). Názvy rolí mohou být v každém systému jiné.

Přehled čtenářů

Uživatel s oprávněním vlastníka dokumentu má (na kliknutí) přehled, kdo dokument otevřel a kdy.

Vlastník dokumentu se může podívat, kdo k dokumentu přistoupil, přípdaně i ke starším verzím. Toto je vhodné pro případ, že potřebujete například zaměstnance prokazatelně seznámit s nějakým dokumentem (a není ideální žádat administrátora o tato data).

Naplnění této vlastnosti znamená, že čtenář informace získá "na kliknutí", tj. je vlastnost k dispozici standardně.

Různá metadata

Pro různé typy dokumentů lze nastavit rozdílné typy metadat. Textové položky, čísla, data nebo seznamy.

Například pokud třeba vkládáte stížnosti, v metadatech bude figurovat ID zákazníka. Pro dokument typu Směrnice ale pole "ID zákazníka" potřebovat nebudete. napříkale pro fakturu by se v metadatech mohla objevit celková suma a kdo ji vytvořil, což není relevantní údaj pro stížnost.

Ve spojení s děděním metadat ze složky lze výrazně snížit administrativu s jejich vyplňováním a naopak zlepšit vyhledávání konkrétních dokumentů.

Vyhledávání metavlastností

Podle typu dokumentů lze vyhledávat podle libovolné metavlastnosti. Pro čísla a data včetně rozsahů (větší, menší).

Vyhledávání dokumentů funguje podle všech vlastností, které uživatelé vyplňují v dokumentačním systému. Pokud je vlystnost seznam položek, ve vyhledávání bude tento seznam také k dispozici. Současně lze vyhledávat podle rolí v aplikaci (např. tvůrce dokumentu).

Toto zajistí přesné nalezení například faktur vytvořených konkrétním uživatelem.

Související dokumenty

Umožňuje označit libovolný počet souvisejících dokumentů (libovolným způsobem). Dokumenty na sebe navazují, nebo jsou součástí virtuálního spisu a je tak usnadněno vyhledání a čtení.

S daným dokumentem může souviset další dokument. Ke směrnici příloha, k faktuře objednávka, apod. Současně možno odkazovat i mimo systém (např. na intranet) apod. pro související informace, formulář, nebo odkaz na pracovní postup, diskuzi apod.

Dokumenty mohou být jak ve složkách, tak i v rámci virtuálních složek (spisů). Proliknování dokumentů může být řešeno jak přímo (odkaz na jiný dokument), nebo s pomocí metavlastností (dokumenty se stejnými vlastnostmi).

Rozpoznávání textu (OCR)

Software obsahuje funkce pro rozpoznání textu při pořízení digitální kopie. Současně uloží rozpoznaný text pro např. fultextové vyhledávání.

Tato vlastnost často řešena externím software. Pak tento ji nenaplňuje. Vlastnost znamená, že systém umí automaticky načíst pořízený obrázek a uloží rozpoznaný text k tomuto dokumentu tak, že s ním lze pracovat.

Šablony dokumentů

Systém nabídne vytvoření dokumentu podle předem definované šablony

Administrátor vytvoří formulář, který uživatelé následně vyplňují. Po vyplnění se tento formulář může převést do formátu dokumentu. Dále s ním dokumentační systém pracuje jako s libovolným jiným dokumentem, spustí automaticky workflow apod.

Elektronický podpis

Jsou dokumenty podepsány elektronickým podpisem se stejnou právní vahou jako ruční podpis?

K podepisování listin mezi soukromými osobami lze použít všechny typy elektronického podpisu, od prostého elektronického podpisu po zaručený elektronický podpis či kvalifikovaný elektronický podpis.

Za elektronický podpis jsou považována jakákoliv „data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání“.

Prostý elektronický podpis údaje v elektronické podobě, které jsou připojené ke zprávě a umožňují ověření autora zpráv.

Zaručený elektronický podpis - jednoznačně spojen s podepisující osobou, zajišťuje ochranu pravosti a umožní zajistit integritu podepsaných dat, je zhotoven pomocí kvalifikovaného certifikátu, který má podepisující osoba pod svou výhradní kontrolou.

Uznávaný elektronický podpis je zaručený elektronický podpis ve spojení s kvalifikovaným certifikátem vydaným akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.

Šifrování dokumentů

Systém má integrované šifrování všech dokumentů v úložišti

Dědění meta-vlastností

Při vkládání dokumentu do složky jsou automaticky předvyplněny vlastnosti, které jsou nastaveny na složce

Pokud vkládáte dokumenty například do stížností, předvyplní se metadata ve struktuře, která odpovídá vypu dokumentu Stížnost ve vaší firmě. Na základě těchto metadat budete v budoucnu vyhledávat. Administrativa spojená s vyplňováním metadat se sníží a zmenší se chybovost údajů.

Zákaz uložení dokumentu

Systém umožňuje znemožnit uložení dokumentu uživateli na disk

Vlastnost zajistí, že uživatelé si nebudou dokumenty ukládat k sobě na disk. Vždy, když budou potřebovat jej vyhledají v centrálním úložišti a zobrazí si aktuální verzi.

Tato funkce má samozřejmě technická omezení, které lze obecně obejít. Nicméně pro uživatele není komfortní a proto svůj účel vfunkce plní.

Archivace dokumentů

Externí přístupy

Možnost přidělit přístup a oprávnění k vybraným dokumentům externímu zákazníkovi.

Pokud často spolupracujete na tvorbě dokumentů s lidmi mimo firmu, tito uživatelé se obecně nedostanou do vašich firemních systémů. Tím pádem je spolupráce omezená buď na posílání příloh v emailech nebo využití veřejných cloudových služeb pro sdílení dokumentů. V tu chvíli nejspíše porušujete firemní politiku a zvyšujete riziko úniku dat.

Některé systémy mají možnost přidělit (dočasně) oprávnění k dokumentům externistům. Potom autentizace uživatele probíhá podle pravidel vaší společnosti, dokumenty jsou plně pod vaší kontrolou, zálohovány a v případě potřeby není problém přístup externímu uživateli zrušit.

Firemní agendy

Spisová služba

Proces přijetí zásilky a její doručení k adresátovi včetně ohlídání odpovědi.

V rámci spisové služby je potřeba zajistit proces přichozí i odchozí korespondence, zahrnující její příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování. 

Přístup k datové schránce

Připojení, příjem a odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek (jedné nebo více).

Řídicí dokumentace

Řešení obsahuje vlastnosti pro řízení životního cyklu směrnic a pravidel

Elektronické workflow datové zprávy

Zajištění oběhu datové zprávy po firmě do úplného vyřešení. Tj. včetně předávání, notifikací a evidencí stavu.

Ikony Nhor Phai(www.flaticon.com) licencovány dle CC 3.0 BY. Obrázky Pixabay.