Klíčové jsou zákaznické příběhy (část Jak řešily jiné firmy). Získáte z reálné praxe - skutečné benefity, problémy při implementaci a zkušenosti s dodavatelem.
Řešení problému má obvykle více kroků (aktivit). Od úvodní analýzy po výběr vhodného systému.
V další části najdete detaily k řešení problému. A související odkazy.
Nanašli jste co jste hledali?
Zkuste přehled problémů (nebo detail pro profesi Účetnictví).
Nebo bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi
Archivace faktur
Nacházíte se v podobné situaci? Dále se dočtete, jak vyřešit Archivace faktur. Pokud ne, nasměruje vás náš interaktivní průvodce. Nebo se podívejte na všechna zlepšení pro profesi Účetnictví.Jak řešit
Archivaci faktur, tj. již vzniklých papírových dokumentů, můžete řešit těmito způsoby:
- označením, vložením do šanonů a uložením ve vlastním skladu (klasická archivace, nebudeme rozvádět),
- předáním papírových dokumentů 3.firmě - outsourcing archivace,
- digitalizací dokumentů - jednorázovou nebo průběžnou, ve vlastní režii nebo dodavatelsky.
Přitom je vhodné postupně papírové faktury maximálně eliminovat a tím i nutnost fyzické archivace. Faktury v elektronické podobě archivujete bez nároků na fyzické místo, rychle vyhledáte a automaticky skartujete.
Jak řešily jiné firmy
Přehled řešení
1 Zavedení systému pro elektronickou výměnu (EDI)
Elektronická výměna dat řeší kompletní předání dokumentu (dokladu) z jedné firmy do druhé. Doklady mohou být objednávky, faktury, odvolávky, příjemky, expediční příkazy, dodací listy, avízo o platbě, vratky, ale i katalogy zboží, ceníky, přehledy, apod.
2 Outsourcing zpracování faktur
Agenda fakturace jako služba. Pouze schvalujete nové faktury, autorizujete platby a máte přehled o všech fakturách bez starostí. Dodavatel data předává do vašeho systému (pro účetnictví, CRM, apod.).
3 Jednorázová digitalizace
Vzniklo vám velké množství papírových dokumentů z důvodu marketingové akce, dotazníkového šetření nebo jste se rozhodli přestěhovat firmu do nové lokality již bez papírového archivu? Využijete službu jednorázové digitalizace dokumentů.
4 Řízený oběh přijatých faktur
Faktury mají ve firmách často složitou cestu. Od přijetí po zaúčtování může uběhnout i několik týdnů. Pokud papírová faktura někde nezapadne. Digitalizace oběhu faktur je řešením.
5 Specializované online nástroje na oběh faktur
Řešení na internetu pro evidenci, zaúčtování a elektronický oběh faktur s možností odesílání faktur odběrateli.
Popis řešení, omezení a vhodné kombinace
Outsourcing archivace faktur, ale i jiných dokumentů je jednou z možností, jak snížit administrativní zátěž pro firmu. Pokud se chcete zbavit agendy se zaváděním faktur, objednávek apod do podnikových systémů, je zde další možnost - outsourcovat celý proces fakturace.
Outsourcing znamená obvykle digitalizaci
Převedení aktivit (procesu) na externího dodavatele vám dá nové možnosti. Díky tomu, že externí firma využívá digitalizační linku s vytěžováním dat, je schopna vám předat digitalizované faktury přímo do vašeho informačního systému.
Nebo budete mít k dispozici webové rozhraní, kde si faktury můžete prohlížet, nechat schvalovat a případně i archivovat s dodržením všech náležitostí daných zákonem.
Využívejte digitální cestu předávání účetních dokladů - EDI
Nejlepší papír je ten, který vůbec nevznikne. Předává se okamžitě, nezabírá místo, snadno se sdílí a ani jeho uchování nemá většinou vliv na jeho kvalitu.
Se zavedením elektronické výměny dat (EDI - Electronic Data Interchange) získáte:
- redukce chybovosti při výměně a pořizování dat,
- efektivnější a rychlé procesy,
- snadné vyhledávání, sdílení a oběh dokladů po firmě,
- elektronická archivace dokladů,
- úspora nákladů (tisk, poštovné, administrativa).
Nenašli jste řešení pro vaši firmu? Zkuste našeho interaktivního průvodce, ten vás nasměruje. Případně bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi
Máte ještě jiný zajímavý zdroj? Napište nám a zvýšíme informační hodnotu této stránky.
