Co na stránce najdete?
Problém či zlepšení
Jak řešit vybraný problém či nasadit zlepšení. Ukazujeme různé cesty (možnosti) řešení. Levné, zdarma, či robustní změny. Vyberete dle vaší situace a možností.

Klíčové jsou zákaznické příběhy (část Jak řešily jiné firmy). Získáte z reálné praxe - skutečné benefity, problémy při implementaci a zkušenosti s dodavatelem.

Řešení problému má obvykle více kroků (aktivit). Od úvodní analýzy po výběr vhodného systému.

V další části najdete detaily k řešení problému. A související odkazy.

Nanašli jste co jste hledali?
Zkuste přehled problémů (nebo detail pro profesi Účetnictví).

Nebo bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi

Archivace účetních dokladů

Máte mnoho dokladů a chtěli byste si jejich archivaci zjednodušit? Papírové dokumenty zabírají mnoho místa? Obtížně dohledáváte staré dokumenty? Zkuste využít některá řešení pro digitální archivaci.
  Nacházíte se v podobné situaci? Dále se dočtete, jak vyřešit Archivace účetních dokladů. Pokud ne, nasměruje vás náš interaktivní průvodce. Nebo se podívejte na všechna zlepšení pro profesi Účetnictví.

Jak řešit

Daňové a účetní zákony vyžadují archivaci účetních dokladů až 10 let. Archivace v papírové podobě je intuitivní způsob, kterým se ale nadále nebudeme zabývat. 

Zde ukážeme možnosti digitální archivace, kterou bychom dnes upřednostnili z mnoha důvodů - od efektivního řízení přístupu k dokumentům, jejich vyhledávání, po úsporu místa a administrativní náročnost. Můžete se dostat do fáze, kdy se archvivací vlastně ani nebudete zabývat. Postupně budete využívat jen elektronické verze dokumentů a ty ukládat s příznaky pro archivaci a skartaci. Ostatní již zařídí dokumentační systém (DMS). Ale postupně.

Od jednorázové digitalizace papíru po elektronický oběh

Máte možnost své papírové doklady jednorázově zdigitalizovat a ty uložit do nějakého dokumentačního systému. Zde jej budete i nadále plnit dalšími doklady. Doklady vám přijdou buď digitálně, nebo papírově. Pokud i nadále máte nové účetní doklady v papírové podobě, budete je muset průběžně digitalizovat. Buď centrálně, nebo při pořízení.

Abyste mohli uchovávat pouze elektronické kopie účetních dokladů, musíte zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost elektronické verze. Tj. pokud si je například správce daně vyžádá, musíte mu je zpřístupnit.

Věrohodnost a neporušenost účetního dokumentu zajistíte uznávaným elektronickým podpisem doplněným časovým razitkem (tj. jednoznačné určení účastníků a datumu, kdy ke skutečnosti došlo).

Další možností je přejít na elektronickou výměnu dat s dodavatelem (zákazníkem) pokud je opět zajištěna věrohodnost a neporušenost.

Archivace účetních dokladů lze řešit různými cestami:
Aktivity(filtrování tlačítky):
1 Zrušení fyzického archivu dokumentů
2 Důvěryhodný archiv dokumentů
3 Vyzkoušení jednoduchého dokumentačního systému
4 Software pro digitalizaci dokumentů s vytěžováním
5 Zavedení dokumentačního systému s workflow
6 Řešení pro digitalizaci dokumentů v terénu
7 Zavedení systému pro elektronickou výměnu (EDI)

Přehled řešení

1 Zrušení fyzického archivu dokumentů

Narůstá vám množství papírových dokumentů a nemáte je kde skladovat? Využijte elektronickou verzi archivu, která je z pohledu českého práva vhodná na smlouvy, faktury i pracovně-právní dokumenty. Zrušit papírový archiv je dnes možné.

2 Důvěryhodný archiv dokumentů

Právně závazné dokumenty v elektronických systémech opatřené elektronickým podpisem je musí mít pravidelně obnovované časové razítko. Tuto podmínku splňuje software s vlastnostmi důvěryhodného archivu.

3 Vyzkoušení jednoduchého dokumentačního systému

Chcete si vyzkoušet, jak dokumentační systémy fungují. Nečekejte velké přizpůsobení vaší firmě, ale základní funkce budete moci testovat okamžitě.

4 Software pro digitalizaci dokumentů s vytěžováním

Řešení umožní digitalizovat dokumenty z různých zdrojů s možností rozpoznání textů a vytěžení základních dat. Na základě předdefinovaných šablon nebo typů dokumentů nebo plně automaticky. Dokument uloží na definované místo.

5 Zavedení dokumentačního systému s workflow

Implementace Document Management System (DMS) umožní sjednotit úložiště pro dokumenty. Workflow funkcionalita zajistí oběh těchto dokumentů po firmě a určitou míru řízení procesů, které kopírují cestu daného dokumentu.

6 Řešení pro digitalizaci dokumentů v terénu

Každý má svůj počítač v kapse. Proč jej nevyužít k uložení a odeslání účtenek, objednávek a dalších dokumentů vznikajících na cestách do firmy. Zpracovat dříve, než na to zapomenete.

7 Zavedení systému pro elektronickou výměnu (EDI)

Elektronická výměna dat řeší kompletní předání dokumentu (dokladu) z jedné firmy do druhé. Doklady mohou být objednávky, faktury, odvolávky, příjemky, expediční příkazy, dodací listy, avízo o platbě, vratky, ale i katalogy zboží, ceníky, přehledy, apod.

  Nenašli jste řešení pro vaši firmu? Zkuste našeho interaktivního průvodce, ten vás nasměruje. Případně bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi
Ikony Nhor Phai(www.flaticon.com) licencovány dle CC 3.0 BY. Obrázky Pixabay.