Daňové a účetní zákony vyžadují archivaci účetních dokladů až 10 let. Archivace v papírové podobě je intuitivní způsob, kterým se ale nadále nebudeme zabývat.
Zde ukážeme možnosti digitální archivace, kterou bychom dnes upřednostnili z mnoha důvodů - od efektivního řízení přístupu k dokumentům, jejich vyhledávání, po úsporu místa a administrativní náročnost. Můžete se dostat do fáze, kdy se archvivací vlastně ani nebudete zabývat. Postupně budete využívat jen elektronické verze dokumentů a ty ukládat s příznaky pro archivaci a skartaci. Ostatní již zařídí dokumentační systém (DMS). Ale postupně.
Máte možnost své papírové doklady jednorázově zdigitalizovat a ty uložit do nějakého dokumentačního systému. Zde jej budete i nadále plnit dalšími doklady. Doklady vám přijdou buď digitálně, nebo papírově. Pokud i nadále máte nové účetní doklady v papírové podobě, budete je muset průběžně digitalizovat. Buď centrálně, nebo při pořízení.
Abyste mohli uchovávat pouze elektronické kopie účetních dokladů, musíte zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost elektronické verze. Tj. pokud si je například správce daně vyžádá, musíte mu je zpřístupnit.
Věrohodnost a neporušenost účetního dokumentu zajistíte uznávaným elektronickým podpisem doplněným časovým razitkem (tj. jednoznačné určení účastníků a datumu, kdy ke skutečnosti došlo).
Další možností je přejít na elektronickou výměnu dat s dodavatelem (zákazníkem) pokud je opět zajištěna věrohodnost a neporušenost.
Narůstá vám množství papírových dokumentů a nemáte je kde skladovat? Využijte elektronickou verzi archivu, která je z pohledu českého práva vhodná na smlouvy, faktury i pracovně-právní dokumenty. Zrušit papírový archiv je dnes možné.
Právně závazné dokumenty v elektronických systémech opatřené elektronickým podpisem je musí mít pravidelně obnovované časové razítko. Tuto podmínku splňuje software s vlastnostmi důvěryhodného archivu.
Chcete si vyzkoušet, jak dokumentační systémy fungují. Nečekejte velké přizpůsobení vaší firmě, ale základní funkce budete moci testovat okamžitě.
Řešení umožní digitalizovat dokumenty z různých zdrojů s možností rozpoznání textů a vytěžení základních dat. Na základě předdefinovaných šablon nebo typů dokumentů nebo plně automaticky. Dokument uloží na definované místo.
Implementace Document Management System (DMS) umožní sjednotit úložiště pro dokumenty. Workflow funkcionalita zajistí oběh těchto dokumentů po firmě a určitou míru řízení procesů, které kopírují cestu daného dokumentu.
Každý má svůj počítač v kapse. Proč jej nevyužít k uložení a odeslání účtenek, objednávek a dalších dokumentů vznikajících na cestách do firmy. Zpracovat dříve, než na to zapomenete.
Elektronická výměna dat řeší kompletní předání dokumentu (dokladu) z jedné firmy do druhé. Doklady mohou být objednávky, faktury, odvolávky, příjemky, expediční příkazy, dodací listy, avízo o platbě, vratky, ale i katalogy zboží, ceníky, přehledy, apod.