Implementace Document Management System (DMS) umožní sjednotit úložiště pro dokumenty. Workflow funkcionalita zajistí oběh těchto dokumentů po firmě a určitou míru řízení procesů, které kopírují cestu daného dokumentu.
Zálohování pro firmu musí mít funkcionality pro centrální správu všech zařízení v síti - správcovskou konzoli. Podrobný reporting a notifikace zase umožní identifikovat bezprostřední hrozby.
Mobilní zařízení mají mnoho výhod. Ale také zásadní nevýhody. Dají se snadno zcizit, zapomenout nebo rozbít. Jednoduchá řešení, kterými si zálohujete všechna data (soubory, kontakty, emaily,...) na svých zařízeních.
Document Management System řeší životní cyklus dokumentů. Od jejich vzniku, publikaci po archivaci a skartaci. DMS systémy obsahují i řešení řízeného oběhu dokumentu (schvalování, připomínkování apod.). Nasazením dokumentačního systému zrychlíte procesy.
Prvním krokem je zjištění, jaké dokumenty (informační aktiva) zaměstnanci produkují, jejich citlivost a jak s nimi pracují. Cílem není zavést bezpečnost na úkor využití. V dnešní době je stále důležitější otázka na jakých zařízeních pracovníci dokumenty používají.
Mobilní zařízení jsou totiž větší hrozbou pro ztrátu a zcizení dokumentů. Může se jednat i o "lehké" zneužití formou žertu v rodině, apod. a tak je potřeba tuto oblast mít ošetřenou. A nejen u vedoucích zaměstnaců, kteří obvykle pracují s nejcitlivějšími údaji. Únik zákaznických informací je posuzován stále přísněji (nařízení GDPR o osobních údajích, apod.).
Řešení by se dalo rozdělit do těchto kategorií:
Obecně platí, že digitální dokumenty lze dnes lépe ochránit než ty fyzické. Důvodem je sofistikovanější ale flexibilní zabezpečení (např. s umožněním přístupu jen konkrétní osobě), snadná možnost kopírování a umístění v oddělených lokalitách.
Pokud máte dokumenty v informačním systému, pak jsou data pravidelně zálohována. Dnes v různých lokalitách. Ztráta jendoho archivu např. díky hardwarové chybě zpravidla neznamená velkou újmu.