Záleží na typu dokumentu. Například dokumenty, které máte uložené v podnikovém systému (ERP/účetníctví) mohou býti hlídány tímto software. Důležitá je dostupnost této funkce, což bývá u pokročilých systémů standard.
Obecně, platnost dokumentů ohlídáte dokumentačním systémem (DMS). Jedná se o relativně standardní funkcionalitu, kdy není kontrolována platnost, ale třeba i archivační doby a případně jiné termíny.
Spisy na jednom místě včetně emailové a papírové pošty, přehled odpracované práce pro jednotlivé klienty, fakturace a získávání dat z veřejných rejstříků.
Software, který vám umožní vést běžné firemní agendy. Snadno přidáte další evidenci. Tvoříte libovolné přehledy a sestavy na základě vložených údajů.
Document Management System řeší životní cyklus dokumentů. Od jejich vzniku, publikaci po archivaci a skartaci. DMS systémy obsahují i řešení řízeného oběhu dokumentu (schvalování, připomínkování apod.). Nasazením dokumentačního systému zrychlíte procesy.