Právně závazné dokumenty v elektronických systémech opatřené elektronickým podpisem je musí mít pravidelně obnovované časové razítko. Tuto podmínku splňuje software s vlastnostmi důvěryhodného archivu.
Vzniklo vám velké množství papírových dokumentů z důvodu marketingové akce, dotazníkového šetření nebo jste se rozhodli přestěhovat firmu do nové lokality již bez papírového archivu? Využijete službu jednorázové digitalizace dokumentů.
Přepisováním údajů z faktur do ERP systémů jste neefektivní a navíc s rizikem chyb. Představíme vám řešení, které zajistí digitalizaci dokumentů. Nejčastěji se jedná o rozšíření systému pro dokumenty (DMS) s rozpoznáním textu (OCR/ICR).
Digitalizace je provedena typicky skenováním s připojením elektronického podpisu a časového razítka. To zajistí, že dokument bude možné považovat za věrohodný a obsahově neměnitelný. Možnost dlouhodobé čitelnosti zajistíte formátem, který je určen pro archivaci (typicky PDF-A, není podmínkou).
K digitalizaci můžete využít služeb dodavatelů k jednorázové digitalizaci nebo autorizovaných pracovišť (jako např. Check Point).
Další možností je pořízení vlastního řešení. Dokumenty naskenujete a uložíte je v systému s digitálním podpisem a časovým razítkem.