Zajistit tyto požadavky normy můžete různými způsoby, například si povedete papírovou evidenci ke všem úkonům (košilka dokumentující oběh dokumentu při tvorbě), podpisy pracovníků, že se seznámili s normou a pravidelné záznamy o přezkoumání platnosti dokumentu.
Elegantnější řešení dnes představuje přímo software pro řídicí dokumentaci. Ten má v sobě zavedeny nejen požadavky normy. Jeho využíváním automaticky splníte mnohé, spíše administrativní úkony. Současně často umožňuje vedení neshod a nápravných opatření. Buď jako zabudovanou agendu, nebo lze libovolně doplňovat.
Pro větší firmu a ambice v oblasti dokumentacy bychom spíše doporučili univerzální dokumentační systém s řízením oběhu, který požadavky pro ISO certifikaci také dokáže naplnit. Proč?
Protože dokumentační systém (DMS) se může stát centrálním úložištěm pro dokumenty ve vaší firmě. Už se nebudete muset bát o zabezpečení dokumentů, jakýkoliv soubor pošlete do oběhu k připomínkování/schválení a vlastně můžete takto i řídit vaše důležité procesy. Například tvorbu nabídky pro zákazníka. Vlastní dokument bude na pozadí zaznamenávat jednotlivé kroky a pro případný audit máte stopu kdo nabídku vytvořil, jak byla schválena a kdy ji odeslal.
Navíc jste jen krok od měření procesů, protože jednotlivé úkony jsou v historii uloženy s časovým údajem a informací o uživateli.
Systémy podporují tvorbu směrnic a norem napříč firmou. Před schválením dokument prochází i několika koly připomínkových řízení. Po schválení je automaticky distribuován na zaměstnance.
Chcete si vyzkoušet, jak dokumentační systémy fungují. Nečekejte velké přizpůsobení vaší firmě, ale základní funkce budete moci testovat okamžitě.
Implementace Document Management System (DMS) umožní sjednotit úložiště pro dokumenty. Workflow funkcionalita zajistí oběh těchto dokumentů po firmě a určitou míru řízení procesů, které kopírují cestu daného dokumentu.
Nástroje, které vám umožní předávat dokumenty po firmě tak dlouho, dokud není schválená poslední verze. Na dokument se nezapomene. Neztratí se. A najde si svého čtenáře.