Klíčové jsou zákaznické příběhy (část Jak řešily jiné firmy). Získáte z reálné praxe - skutečné benefity, problémy při implementaci a zkušenosti s dodavatelem.
Řešení problému má obvykle více kroků (aktivit). Od úvodní analýzy po výběr vhodného systému.
V další části najdete detaily k řešení problému. A související odkazy.
Nanašli jste co jste hledali?
Zkuste přehled problémů (nebo detail pro profesi Provoz a rozvoj IT).
Nebo bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi
Zajištění oběhu dokumentů ve firmě
Nacházíte se v podobné situaci? Dále se dočtete, jak vyřešit Zajištění oběhu dokumentů ve firmě. Pokud ne, nasměruje vás náš interaktivní průvodce. Nebo se podívejte na všechna zlepšení pro profesi Provoz a rozvoj IT.Jak řešit
Řešením je práce výhradně s elektronickými kopiemi dokumentů a zavedení systému, který vám ohlídá, kde se dokument právě nachází, upomíná schvalovatele či zajistí některé automatizované činnosti - typu publikaci či archivaci.
Na výběr jsou:
- velké robustní systémy, které umožní řídit komplexní procesy (vhodné spíše pro větší firmy díky nutnosti projektové implementace a znalostem),
- univerzální dokumentační systémy, které jsou v dnešní době široce dostupné,
- specializované ERP nebo účetní systémy již oběh dokumentů mají jako standardní funkcionalitu. Přehledy najdete níže.
Volba typu systému vyplyne z analýzy, která vezme v potaz potřeby vaší firmy.
Jak řešily jiné firmy
Přehled řešení
1 Interní analýza dokumentů
Identifikujete všechny klíčové dokumenty, které jsou nositeli konkrétních procesů, kdo je upravuje, připomínkuje, schvaluje a kde jsou následně uloženy. Tyto informace jsou základem pro rozhodnutí o robustnosti řešení elektronického oběhu dokumentů.
2 Vyzkoušení jednoduchého dokumentačního systému
Chcete si vyzkoušet, jak dokumentační systémy fungují. Nečekejte velké přizpůsobení vaší firmě, ale základní funkce budete moci testovat okamžitě.
3 Implementace dokumentačního systému
Document Management System řeší životní cyklus dokumentů. Od jejich vzniku, publikaci po archivaci a skartaci. DMS systémy obsahují i řešení řízeného oběhu dokumentu (schvalování, připomínkování apod.). Nasazením dokumentačního systému zrychlíte procesy.
4 Zavedení dokumentačního systému s workflow
Implementace Document Management System (DMS) umožní sjednotit úložiště pro dokumenty. Workflow funkcionalita zajistí oběh těchto dokumentů po firmě a určitou míru řízení procesů, které kopírují cestu daného dokumentu.
5 Univerzální workflow systém
Software, který umožní postupně automatizovat většinu firemních procesů. Digitalizaci můžete provádět postupně. Přidávat jednotlivé agendy jak potřebujete. Tyto systémy vás obecně v ničem nelimitují.
6 ERP systémy s workflow
Postupem času schopnosti ERP systémů narostly. Nezřídka dodavatelé přikládají funkcionality, které doposud patřily do domény jiných nástrojů. Jednou z těchto funkcionalit je flexibilní workflow.
7 Workflow zdarma
Jednoduché, online nástroje se základní funkcionalitou a zdarma. Pro úvodní účely omezení v podobě počtu uživatelů nemusí být problémem.
Nenašli jste řešení pro vaši firmu? Zkuste našeho interaktivního průvodce, ten vás nasměruje. Případně bleskově fulltextově prohledejte celou naši databázi
