Projektovou kancelář si snadno zřídíte vlastními silami. Důležité je získat podporu vedení a mít jasný cíl. Proč ji zřizujete a jakou úlohu by měla hrát. Pokud máte zkušené zaměstnance v projektovém řízení, situace je jednodušší.
Pokud nejste schopni zajistit plnou podporu vedení společnosti, vztahy mezi odděleními a projekty jsou komplikované a dopad projektů velký (na zákazníky apod.), lze doporučit využít konzultace externích subjektů.
Projektová kancelář je nejen o přehledech projektů, ale hlavně o procesech, alokaci zdrojů, řešení eskalací a obecně zvyšování úrovně projektového řízení ve firmě (tj. schopnosti projektů dosáhnout cílů aniž by mělo výrazné dopady na zbytek fungování firmy).
Hlavním úkolem je alokace volných kapacit na vlastní práci kanceláře. V malé firmě půjde spíše o přehledy, ve velké již o koordinaci komplikovaných problémů typu konfliktů o zdroje mezi liniovou a projektovou částí organizace.
Získání přehledu o aktuálně běžících projektech ve firmě je interní aktivita. Přehled projektů je základem pro nastavení projektového řízení. K uložení přehledu využijete klasický software typu Office nebo software zdarma. Tužka a papír mnohdy postačí.
Založení projektové kanceláře, která zajistí jednotnou metodiku a kvalitu řízení projektů ve společnosti. Nastavení rolí, procesů, dokumentů a způsobů rozhodování a řešení konfliktů.
Pokud chcete začít s projektovým řízením, nebo máte pár projektů, postačí vám software, který můžete užívat zdarma. Jakmile poznáte užitek programů, nebude pro vás problém si za jeho užití zaplatit. Ideální i pro vyzkoušení před rozhodnutím o koupi.
Pro řízení většího projektového portfolia je ideální využít software, který umí konsolidovat informace z jednotlivých projektů. Dále vám umožní prioritizovat projekty a dávat přednost v čerpání zdrojů. Změny v jednom projektu budou mít dopad na portfolio.
Mezi činnosti projektové kanceláře patří:
Pro podporu aktivit je vhodné zavést systém pro řízení projektového portfolia (EPM - Enterprise Project Management).
Co je projektová kancelář (anglicky)